2019 Notulen

Notulen algemene ledenvergadering 21 maart 2019

Aanwezig:

Voorzitter: Bert Trommelen

Penningmeester: a.i Accountantskantoor Janse-Zeilstra en de voorzitter Bert Trommelen
Secretaris: Rini Steenhorst
Bestuurslid: Yvonne van Trier
Bestuurslid: Walther Bogaarts
Bestuurslid: Ulco Schuurmans
Bestuurslid: Rik Anema
Bestuurslid: Edwin van Eck

Spelregels vergadering: Geen alcohol tijdens de vergadering en respectvol met elkaar communiceren

Opening:

1. De voorzitter opent de vergadering en spreekt zijn genoegen uit over de grote opkomst van vanavond 63 leden aanwezig. De vergader en gedragsregels voor de vergadering van vanavond: geen alcohol tijdens de vergadering ook niet in de pauze. Het traditionle rondje van de penningmeester zal na sluiting van de vergadring aangeboden worden. Communicatie gedrag naar elkaar moet respectvol zijn en schelden of verwijten zal niet worden getolereerd.
2. Bestuurs mededelingen/ Ingekomen stukken:

• Diverse afmeldingen voor het niet aanwezig kunnen zijn op de vergadering.
• 5 schriftelijke kandidaat stelling voor een bestuursfunctie.  Bernadette/Rob Kivits/Walther/Ron Bakker/Erik

Dit zal verderop in de vergadering op het punt van toepassing worden behandeld.

Gebruik  van de banen: ook het afgelopen jaar wederom weer redelijk tot goed bijgehouden en met weinig tot geen schade. Puntje van aandacht nog veeg vooraf het stukje bij de kogelvanger op de parcourbaan na gebruik van de stalen schietstand goed.

Puntje van aandacht blijft:

• Plak de schijven goed af, te vaak nog borden die niet afgeplakt zijn of met de verkeerde kleur stickers en ruim je lege hulzen op!!!

• Voor 100 meter schieten hebben wij een huurovereenkomst met Tichelrijt in Dongen. Op dinsdagavond en zaterdag morgen kunnen onze leden daar schieten tegen betaling van een eigen bijdrage van € 5 per keer.

Basistrainers

• Op 23 februari zijn er 9 leden van onze vereniging begonnen aan de cursus basistrainer.

Website Trefzeker:

Maak er een vaste gewoonte van om 1 keer per week of 2 weken even te kijken of er nog nieuws is en of er andere mededelingen op staan dan blijf je up to-date. Geef tijdig wijzigingen van je huis- of email adres en/of telefoonnummer tijdig door.

Op veler verzoek dit jaar 2 wedstrijd disciplines erbij t.w: Service pistool groot kaliber en karabijn 30M1.
Inschrijven voor deze wedstrijden ook online via onze website en kan ook gelijk voor het hele jaar. voor alle wedstrijd disciplines waar je aan wil deelnemen. Geef inhaalwedstrijden ook tijdig aan voor de wedstrijd en/of aan de wedstrijdcommissie.

Baantoezicht:

• Bij niet nakomen aan de verplichte baantoezicht/VVF voor einde van het lopende jaar krijgt het lid een aangetekende brief waarin staat dat zijn lidmaatschap met onmiddellijke ingang is beëindigd.
• Dit is uiteraard niet van toepassing voor onze nieuwe leden/aspirant leden die nog geen datum hebben doorgekregen van het bestuur waarop zij geacht worden baantoezicht te houden.

• Indelen voor baantoezicht doet het bestuur. Ruilen mag nog steeds als een datum onverhoopt niet uitkomt. Probeer dan te ruilen met iemand die nog niet gelopen heeft. Wie dat zijn kun je ook weer terugvinden op onze website. Je dienst aan iemand “verkopen” is niet toegestaan!!!.

Geef wel snel een melding bij het bestuur als er zich iets onvoorziens heeft voorgedaan waardoor je niet aan je verplichting kon voldoen. Waar je precies op moet letten als je baantoezicht hebt kun je ook terugvinden op onze website onder het tabje ,,leden” en dan verder bij baantoezichthouder.

• Wettelijk verplicht: GEEN TOEZICHT = NIET SCHIETEN

Jubilarissen: 2 leden 30 jaar lid  Erik v Helvert en Benno Trommelen
3 leden 12,5 jaar lid Johan Malestein– Christiaan Schoenmakers en Arie Verstijnen

Bedanken voor hun inspanningen in 2018:
Vrijwilligers van de wapenuitgifte
Basistrainers voor het opleiden en begeleiden aspirant schutters                Wedstrijd commissie en telbureau
Bestuursleden voor al hun inspanningen
Wapenonderhoud
Werkploeg
Barbediening
En iedereen die ik mogelijk vergeten ben

Vervolg agendapunten:

3. Vaststellen notulen:
Notulen 2018 worden kort besproken op correcte weergave v/d vergadering. Niemand had bezwaren en ze zijn daarop unaniem door de ledenvergadering goedgekeurd

4. Verslag secretaris:         

39    opzeggingen in 2018
26    nieuwe leden erbij gekomen in 2018
161 leden totaal in 2018

5. Penningmeester:

Bert doet verslag over de jaarstukken en begroting als tijdelijk waarnemend penningmeester. De jaarstukken zoals gepresenteerd die door een externe accountant zijn opgemaakt op basis van door de vereniging aangereikte gegevens. Door het ontbreken voor het grootste deel van 2018 van een penningmeester heeft de voorzitter voor nood tijdelijk zo goed mogelijk deze zaken proberen bij te houden. Het getoonde jaarverslag met begroting is unaniem voor de leden van de ALV aangenomen. De voorzitter laat iedereen nog eens weten dat wij een jaarcontributie hebben en geen kwartaal contributie. De jaarcontributie mag wel in 4 termijn betaald mag worden. Jaarcontributie wil wel zeggen dat iemand die in de loop van het jaar zijn lidmaatschap beëndigd alsnog het resterende deel van zijn of haar jaarcontributie nog dient te betalen. Dus dat er bij tussentijds stoppen in een lopend jaar er nog een eindafrekening zal plaatsvinden. Dit in het verleden niet doen door de vereniging is een van belangrijkste oorzaken waarom wij al enige jaren met verlies draaien.

6. Contributie 2020:

Voor 2020 gelden de volgende prijzen:         

Hoofdlid…………………………….200 €
Hoofdlid elders………………….180€
Jeugdlid……………………………..100 €
Inschrijfgeld volwassenen…85 €
Inschrijfgeld jeugd ……………..40€

7. Kascommissie:

De kascontrole van het boekjaar 2018 is gedaan door Rob Kivits en Loran Dogge, zijnde de kascontrole commissieleden. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd en de vereniging wordt gevraagd decharge (=goedkeuring) te verlenen voor het gevoerde financiële beleid.

8. Benoeming kascommissie 2020:

Rene Warnaar en Joop Meulenreek  zijn hiervoor bereid gevonden.       

9. Bestuursverkiezing:                       

• De gekozen penningmeester op de ALV van 2018 heeft kort na zijn aantreden op persoonlijk verzoek zijn werkzaamheden in goed overleg gestaakt. Omdat er niemand beschikbaar was om het penningmeesterschap over te nemen is besloten om de boekhouding even uit te besteden aan een extern accountants kantoor.
• Walther Bogaarts heeft zich beschikbaar gesteld om voorlopig voor een termijn van 4 jaar het penningmeesterschap op zich te nemen.De uitslag van de stemming door de ALV was unaniem voor aanname Walther Bogaarts als nieuwe penningmeester.
• Onderdeel van de functie van Walther Bogaarts was o.a.verantwoordelijk voor de opleidingen. Rik Anema zal deze extra taak van Walther Bogaarts gaan overnemen. Stemming van de ALV hierover was unaniem voor.
• Rob Kivits had medio vorig jaar al te kennen gegeven de functie van 2^e secretaris te willen vervullen. Er moest gestemd worden over de voordracht van Rob Kivits als  2^e secretaris. Uitslag stemming ALV was unaniem voor.
• Yvonne van Trier heeft in november 2018 aangegeven te stoppen als algemeen bestuurslid ingaande de dag van onze algemene ledenvergadering van 21 maart 2019. Na bedanken door de voorzitter voor haar jarenlange inzet en wat zij voor onze vereniging allemaal heeft betekend en gedaan was er een daverend applaus van de ALV als grote dank voor alle inspanningen. Een gesloten enveloppe met inhoud te besteden naar eigen keuze werd haar door het bestuur overhandigd.
• Bernadette Hendriks heeft begin november vorig jaar al schriftelijk laten weten de taken van Yvonne te willen overnemen. Yvonne is vanaf januari al bezig haar in te werken. Er moest gestemd worden over de voordracht van Bernadette Hedriks om de taken van Yvonne over te nemen.De uitslag van de stemming door de ALV was unaniem voor om Bernadette in het bestuur hiervoor op te nemen.
• De functie van algemeen bestuurslid van Walther Bogaarts is vrij gekomen Stemming door de ALV of deze functie moest blijven bestaan was positief . Er waren 2 gegadigden voor deze functie van algemeen bestuurslid. Erik van Helvert en Ron Bakker, na stemming door de ALV was de meerderheid voor aanname van Erik van Helvert.
• De voorzitter doet nogmaals  een dringend beroep op de leden om voor de nabije toekomst de voortzetting  van de vereniging bestuurlijk beter te waarborgen, dat leden schriftelijk dan wel mondeling het bestuur laten weten interesse te hebben in een dagelijkse bestuursfunctie binnen de vereniging. Voor de functie van algemeen bestuurslid hebben wij op dit moment voldoende kandidaten.
• Het nieuwe aan- en aftreedschema bestuursleden is terug te vinden in de door de ALV goedgekeurde herziene H.H.reglementen van  21-3-2019.

PAUZE

10 . Uitleg en oplossingen problemen vanaf de ALV 2018

• Korte uitleg over de ontstane problemen tijdens en na de Algemene ledenvergadering van 2018.
• Maatregelen die genomen zijn om de sfeer in de vereniging te herstellen.
• In de arm nemen van een jurist gespecialiseerd in het verenigings en stichtingsrecht.
• Na wederhoor is door het voltallige bestuur besloten om van 3 leden onmiddellijk het lidmaatschap van Trefzeker te stoppen.  Met tevens de daaraan verbonden sanctie dat zij vanaf de intrekking v/h lidmaatschap geen toegang meer hebben tot S.V.Trefzeker.
• Reden tot vernieuwen en aanpassing bestaande statuten en H H reglement en regelgeving V.V.F. taken
• In de arm nemen van een advocaat gespecialiseerd in huurrecht om om namens SV.Trefzeker, Stichting de Voltreffer uitdrukkelijk te verzoeken naar rato van de betaalde huurpenningen, deze naar redelijkheid en billijkheid in overeenstemming te brengen met het gebruik van de accommodatie. Daarbij recht doende aan de verhoudingen tussen het ledental van beide verenigingen en de betaalde jaarhuur t.o.v de gebruikstijd van het schietcentrum.

• Tevens de Voltreffer verzocht de onderverhuurcontracten hierop aan te passen en hierin duidelijk zwart op wit vast te leggen de tijdsverdeling waar iedere vereniging recht op heeft in het gebruik van de accommodatie.
• Ook alle andere onderlinge afspraken tussen beide schietverenigingen ( bestaande en nieuwe) zwart op wit op papier vast te leggen en zullen bindend zijn voor beide partijen.
• Advocaten van Trefzeker en Drunen zullen het initiatief nemen om beide besturen Trefzeker/Drunen bij elkaar te krijgen teneinde een laatste poging te doen de ontstane onderlinge problemen tot een oplossing te brengen waar beide partijen zich in kunnen vinden. Eventuele gemaakte afspraken zullen bindend zjn en op schrift worden vastgelegd.

11. Stemming door de ALV over de nieuwe concept Statuten en het herziene HH reglement, beiden unaniem goedgekeurd.

• Uitslag stemming van de ALV over de nieuwe statuten en HH reglement was unaniem voor goedkeuring.
• De conceptstatuten hebben meer dan 5 dagen vooraf aan deze vergadering in de kantine ter inzage gelegen.Na passeren bij de notaris komen deze voor iedereen online te staan op onze website.
• Wel was er nog het verzoek tot 2 kleine aanpassingen. Het ging om een woord in artikel 5 lid e en f. en in lid  E: en vervangen in waarvan en het woord avond vervangen door  het woord keer. Tevens nog korte uitleg dat bij voortijdig overlijden van een lid gedurende het jaar, de nog resterende contributie uiteraard zal worden kwijtgescholden artikel 15 lid 6.
• Indien noodzakelijk kan elk jaar op de ALV het HH-regelement worden aangepast buiten de notaris om.

12. Presentatie handleiding taken en regels baantoezichthouder (V.V.F.) Komen ook online te staan op onze website. Indien noodzakelijk kan een eventuele aanpassing altijd weer plaats vinden op een komende ALV.                     

13. Ulco doet verslag betreffende verloop bekercompetitie wedstrijden 2018 en voor het programma 2019  en de nieuwe disciplines Service pistool groot kaliber en karabijn 30M1  Alle 5 verschoten wedstrijden tellen mee voor de bekercompetitie en de wedstrijdverplichting.

14     Rondvraag:

• Mikel Kivits: Is het mogelijk als het met Drunen niet goed gaat aflopen of het dan mogelijk is dat zij nog op een andere dag open kunnen gaan. Antwoord = Nee
• Renee Warnaar: voorstel tot de invoering van het erelidmaatschap voor verdiensten van bestuursleden en/of leden. Stemming was unaniem voor: Deze mogelijkheid was al opgenomen in de oude statuten en HH reglement maar nog nimmer toegepast.
• Yvonne van Trier en Anton Knippels zullen de 2 eerste ereleden van onze vereniging worden. Er wordt nog nagedacht hoe wij dit op een zichtbare manier gaan vormgeven op korte termijn.
• Theo Nijhuis: bied aan om de wapens regelmatig te controleren op goed functioneren en eventuele mankementen indien mogelijk te herstellen.
• Tevens zou het een goede zaak zijn wanneer leden die een verenigingswapen terug brengen bij de wapenuitifte melding maken als het wapen niet optimaal functioneert. Denk aan vizier wat niet(meer) goed staat of loszit. Of wanneer er te veel storingen op treden etc.

De voorzitter sluit de vergadering rond 22:45 uur en dankt de leden voor hun komst en de positieve inbreng.